Información clave
- La gestión eficaz del tiempo mejora la productividad
- Estrategias como establecer objetivos claros y crear listas de tareas pendientes
- Dominar la gestión del tiempo impulsa el equilibrio entre la vida personal y laboral, contribuyendo a una mayor productividad personal.
La gestión eficaz del tiempo no es algo natural.
Por esa razón, hay muchísimos libros, técnicas y software de gestión del tiempo.
Al guiar a sus ocupados clientes ejecutivos o a sus pacientes ansiosos por el camino hacia una mejor gestión del tiempo, es posible que no sólo tenga muchas opciones para elegir, sino que se sienta abrumado.
Entonces, en lugar de profundizar mucho, comience con esta publicación, donde le brindaremos una descripción general fácil de usar de la literatura sobre gestión del tiempo. Analizaremos siete componentes centrales de la gestión del tiempo y cómo aplicarlos, junto con herramientas útiles y lecturas recomendadas para la vida diaria de su cliente.
Como el tiempo es esencial, ¡comencemos!
Antes de continuar, pensamos que te gustaría visitar uporabnapsihologija.com. Estos ejercicios detallados y basados en la ciencia le ayudarán a usted o a sus clientes a ser más productivos y eficientes.
La importancia de la gestión del tiempo
La gestión del tiempo es una constelación de comportamientos que nos ayudan a utilizar nuestro tiempo de forma eficaz para satisfacer las demandas de nuestra vida personal y profesional. Aunque la definición de gestión del tiempo varía de un ámbito a otro, Aeon y Aguinis (2017, p. 311) brindan la siguiente explicación clara y centrada en la persona:
una forma de toma de decisiones utilizada por los individuos para estructurar, proteger y adaptar su tiempo a las condiciones cambiantes.
Estos tres componentes no pueden reducirse a una única panacea, capaz de abordar todos y cada uno de los problemas de gestión del tiempo. En cambio, diferentes estrategias, como las que se describen en esta publicación, abordan varios componentes de la gestión del tiempo.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
Nuestro tiempo y energía son finitos. Necesitamos dividirlos adecuadamente entre varias responsabilidades y utilizarlos para cuidar de nosotros mismos, de nuestras familias y amigos y atender tareas relacionadas con el trabajo.
Con una mejor gestión del tiempo, podemos satisfacer todas nuestras responsabilidades, exigencias laborales y objetivos. Lo más importante es que reducimos el riesgo de sentirnos abrumados por el estrés, sentirnos fracasados y otros problemas de bienestar psicológico deficientes (Aeon
Una síntesis de la literatura existente (Aeon
- Correlacionado positivamente con varias medidas de bienestar (incluida la salud psicológica, satisfacción laboral , confianza, autoestima)
- Correlacionado negativamente con el estrés.
- Correlacionado positivamente con varias medidas de desempeño laboral y académico, incluido el éxito académico y el desempeño laboral autoinformado.
Si todavía no está convencido de la importancia de una mejor gestión del tiempo, mire el vídeo TEDx de Brad Aeon aquí.
La filosofía de la gestión del tiempo - Brad AeonSeleccionar estrategias de gestión del tiempo
En la definición anterior de gestión del tiempo, mencionamos tres componentes centrales: estructura, protección y adaptación.
- La estructura se refiere a cómo se percibe, mide y asigna nuestro tiempo.
- La protección es la forma en que protegemos nuestro tiempo para que no se desperdicie, se desvíe o se desvíe de nuestros planes.
- La adaptación se refiere a qué tan bien podemos afrontar tareas o sorpresas inesperadas.
En esta publicación, analizaremos siete estrategias clave de gestión del tiempo que se pueden agrupar según estos tres componentes. Esta taxonomía es útil a la hora de decidir una estrategia. Todas las estrategias ayudan a proteger nuestro tiempo y nuestros objetivos, pero algunas también satisfacen los demás componentes.
| Estrategias | Estructura | Protección | Adaptación |
|---|---|---|---|
| Pérdidas de tiempo | x | x | |
| perfeccionismo | x | x | x |
| Dilación | x | x | |
| Decir que no | x | x | |
| Determinar prioridades | x | x | x |
| Trabajo profundo | x | x | |
| 80/20 | x | x | x |
Estrategia 1: identificar y eliminar las pérdidas de tiempo
Las actividades que hacen perder el tiempo agotan el tiempo, la energía y el esfuerzo sin contribuir al resultado general/objetivo final (Gordon
Para identificar de qué pérdidas de tiempo depende el cliente, utilice un diario, registrando sus actividades y el tiempo dedicado a cada una (Gordon
Pérdidas de tiempo can take many forms, but various practical solutions exist to counter them (see the table below, adapted from Gordon & Borkan, 2014).
| Ejemplo | Solución |
|---|---|
| Tipo de pérdida de tiempo: distracciones o interrupciones electrónicas. | |
| Consultar las noticias, correos electrónicos, redes sociales y canales de mensajería. | Reserve tiempo específico para tareas administrativas, incluida la revisión de correos electrónicos. |
| Tipo de pérdida de tiempo: Desorganizada/desordenada | |
| Usar un sistema de archivos disperso y desorganizado y no planificar las tareas y el tiempo de manera adecuada | Adopte una estructura de presentación organizada en línea y fuera de línea. Dedica 30 minutos al final del día a planificar las tareas del día siguiente. |
| Tipo de pérdida de tiempo: interrupciones físicas. | |
| Colegas o familiares que entran cuando estás concentrado en una tarea. | Cierra la puerta cuando estés trabajando y comunica que este tiempo debe ser ininterrumpido. Programe tiempo enfocado. |
| Tipo de pérdida de tiempo: reuniones | |
| Agenda poco clara/indefinida y comienzo tarde de las reuniones | Todas las reuniones necesitan una agenda clara comunicada de antemano. Inicie las reuniones a tiempo. Haga las reuniones más cortas. |
| Tipo de pérdida de tiempo: tiempo muerto | |
| Desplazarse o esperar | Planifique tareas más pequeñas y menos intensas para los períodos de tiempo muerto |
| Tipo de pérdida de tiempo: repetir la misma tarea | |
| Redactar varios informes con la misma estructura y presupuestar desde cero cada mes. | Siempre que sea posible, automatice. Utilice plantillas. No completes la misma tarea más de una vez. |
| Tipo de pérdida de tiempo: procrastinar | |
| Dedicar tiempo a completar otras tareas en lugar de centrarse en la tarea en cuestión. | Simplemente comience a trabajar en la tarea, aunque solo sea por cinco minutos. Evite reflexionar sobre la ansiedad o el perfeccionismo. |
Estrategia 2: alejarse del perfeccionismo
Estar demasiado preocupado por un producto/resultado perfecto puede descarrilar rápidamente los planes mejor trazados. perfeccionismo Es un comportamiento desadaptativo caracterizado por una autocrítica extrema, miedo a cometer errores, dudas sobre uno mismo y estándares imposibles (Rice et al., 2012).
Los perfeccionistas experimentan poco placer en su vida profesional y personal porque están demasiado preocupados por su desempeño y corren un mayor riesgo de procrastinación, angustia psicológica y varios síndromes psicológicos (Rice et al., 2012; Shafran et al., 2016).
A menudo repiten acciones, dando vueltas alrededor de una meta inalcanzable y, en última instancia, perdiendo un tiempo que podría haber sido redirigido hacia otras tareas (Shafran et al., 2016).
Además de las otras estrategias de nuestra publicación, se recomiendan las siguientes para ayudar a superar el perfeccionismo .
- Los perfeccionistas se basan en modelos de pensamiento binario (correcto-incorrecto) y tienen poca tolerancia a los errores (Shafran et al., 2016). Ayude a su cliente a reconocer que un proyecto nunca será perfecto, adopte una voz interior más amable y programe un tiempo para recibir comentarios.
- Divida las tareas en objetivos más pequeños y alcanzables con expectativas claras al establecer objetivos. Por ejemplo, el primer objetivo es producir un borrador que contenga errores pero con la estructura correcta. Para el segundo objetivo, el cliente puede concentrarse en refinar la pieza y atender los errores tipográficos.
- El trabajo perfecto es inalcanzable y la perfección suele estar mal definida. En su lugar, identifique los aspectos centrales del proyecto que tendrán el mayor impacto y lograrán el mismo resultado que uno perfecto. Concéntrese en estos aspectos en lugar de en los menos importantes.
Estrategia 3: eliminar la procrastinación
Dilación Es una conducta de evitación que forma parte de un ciclo negativo donde el individuo sabe que el resultado de la tarea es fundamental.
Aún así, la acción de la tarea tiene una experiencia negativa (van Eerde, 2003).
Dilación has many forms and is accompanied by negative feelings such as guilt and a fear of failing . The entire experience is stressful, which clients want to avoid or change (van Eerde & Klingsieck, 2018).
La eliminación de la procrastinación comienza con la toma de conciencia y luego con una intervención (van Eerde, 2003).
Según un metanálisis de cuatro intervenciones diferentes, la intervención más eficaz contra la procrastinación fue la terapia cognitivo-conductual, independientemente de si se incluyeron estrategias de gestión del tiempo, como dividir una tarea en partes más pequeñas, priorizar tareas, establecer objetivos o gestionar el tiempo de forma eficaz (van Eerde
Otra estrategia eficaz es la fuerza y entrenamiento de asertividad (de Eerde
Estrategia 4: Di no al trabajo extra
No es inusual que se le presente trabajo adicional mientras se intenta satisfacer una demanda laboral existente. Sin embargo, la implicación de asumir trabajo extra es que:
- Tenemos menos tiempo para cumplir con nuestra carga de trabajo existente, lo que aumenta el riesgo de fracaso.
- Aumenta la probabilidad de sentirnos estresados y ansiosos por cumplir nuestros objetivos.
Hacer ese trabajo adicional a menudo no es lo mejor para el individuo. Practique rechazar la oportunidad de una manera neutral donde las implicaciones del trabajo extra en el tiempo disponible se hagan explícitas (Beagrie
| Pedido | Respuesta |
|---|---|
| Demuestre cómo una tarea nueva y no relacionada afecta la fecha límite. | |
| ¿Puedes hacer esta tarea también? | Si hago este trabajo, no tendré tiempo para completar X a tiempo. |
| Demuestre cómo la incorporación de cambios nuevos e inesperados afecta los plazos. | |
| ¿Puede también agregar estas características al proyecto existente? | Si agregamos estas características al proyecto, no tendremos tiempo suficiente para terminar el diseño original antes de la fecha límite. ¿Qué es más importante: las nuevas funciones o el diseño original? |
| Evite que las solicitudes pasen por alto al administrador. | |
| El colega pasa por alto al gerente para asignar/solicitar nuevo trabajo. | Estoy comprometido con una fecha límite para X. ¿Mi gerente sabe acerca de este trabajo adicional y cómo afectará esa fecha límite? |
| Lo imposible sigue siendo imposible. | |
| Las solicitudes de trabajo se enmarcan como una emergencia con plazos urgentes y poco realistas (por ejemplo, inmediatamente, ayer, fin del negocio). | Para completar esta tarea, necesito realizar X, y esto tomará aproximadamente Y horas/días/semanas. No hay tiempo suficiente para hacerlo antes de la fecha límite. Considerando la carga de trabajo y la complejidad, una fecha más razonable es Z. |
Aquí hay un guía rápida sobre asertividad en el lugar de trabajo .
Estrategia 5: Determinar prioridades
No todas las tareas son igualmente importantes o urgentes.
Saber qué tareas son las más importantes y darles mayor prioridad y mayor atención es vital. Un ejemplo de priorización deficiente es cuando un proyecto que debe entregarse en una semana se pasa por alto en lugar de un proyecto que debe realizarse en tres.
Matriz de Eisenhower
Una forma útil de determinar la prioridad es utilizar la Matriz de Eisenhower (Covey, 1991). Las tareas se dividen en dos dimensiones: importancia y urgencia.
Para clasificar las tareas, comience con la fecha de vencimiento y avance hacia atrás desde la urgencia alta hasta la urgencia baja. La urgencia se refiere a la inmediatez de la fecha límite de la tarea. Bajo el título de urgencia, las tareas que vencen pronto son urgentes y las tareas con plazos posteriores no son urgentes.
Luego, añade una clasificación adicional a cada tarea: importancia. Evalúe la importancia de cada tarea observando su impacto y contribución a los objetivos a largo plazo. Las tareas que contribuyen a objetivos esenciales tienen gran importancia, mientras que las que no contribuyen no son importantes.
En consecuencia, todas las tareas se asignarán como urgentes o no y también se clasificarán como importantes o no importantes.
Su matriz debe verse como la imagen y las tareas deben priorizarse de izquierda a derecha, comenzando por la fila superior.
- Hacer – Prioridad 1
En el cuadrante superior izquierdo se encuentran las tareas más importantes en ambas dimensiones. Estas son las tareas más urgentes que requieren su atención inmediata. Deben completarse primero. - Horario – Prioridad 2
Las tareas que son importantes pero no urgentes (cuadrante superior derecho) aún no tienen plazos concretos. Estas tareas deben dividirse en tareas más pequeñas o programarse para más adelante. - Delegado – Prioridad 3
Las tareas que son urgentes pero no importantes (cuadrante inferior izquierdo) no requieren su atención personal. En cambio, estas tareas se pueden delegar a otra persona. - Eliminar – Prioridad 4
Las tareas en el cuadrante inferior derecho opuesto son las menos importantes y no urgentes. Se pueden descartar o conservar para cuando haya una pausa en la carga de trabajo.
Sin embargo, no todas las tareas pueden ser al mismo tiempo de gran importancia y gran urgencia. Si es así, es necesario establecer prioridades, o la persona se sentirá abrumada y comprometida en exceso.
Estrategia 6: centrarse en el trabajo profundo
Trabajo profundo se refiere a la capacidad de trabajar en un entorno tranquilo y libre de distracciones con intensa atención y concentración (Bhargava, 2016; Newport, 2016).
Nuestras capacidades cognitivas se ejercitan como un músculo en este entorno. Nuestras capacidades para concentrarnos y producir se amplían al máximo y mejoran con el tiempo. La experiencia mental es similar a un estado de flujo, caracterizado por una intensa concentración y enfoque donde la percepción del tiempo desaparece (Csikszentmihalyi, 1990).
Trabajo profundo is best for challenging work that requires absolute focus, but it is difficult to achieve because of distractions in our daily lives. Therefore, deep work should be considered a skill that can be honed and improved through regular practice, similar to any other skill.
Comience con lo siguiente cuando intente mejorar habilidades laborales profundas (Bhargava, 2016; Newport, 2016):
- Asigne una parte importante del tiempo a una concentración ininterrumpida (es decir, sin pérdidas de tiempo ni interrupciones).
- Asigne este tiempo a la mañana cuando se sienta renovado y motivado. No revises los correos electrónicos u otras comunicaciones de antemano para evitar distracciones.
- Al igual que el ejercicio, planifique descansar y dormir lo suficiente. Sólo es posible trabajar constantemente al mismo ritmo con descanso. Así que asigne las tareas más manejables y menos exigentes cognitivamente a otros períodos de trabajo y tómese un tiempo para recuperarse.
Estrategia 7: seguir el camino 80/20
La regla 80/20, también conocida como principio de Pareto, trata sobre el desequilibrio. La energía gastada en una tarea no es igual a la producción observada (Vaccaro, 2000; Koch, 2011).
Para ilustrar más:
- El 20% del tiempo rendirá el 80% del trabajo. Imagine que su cliente tiene una presentación pendiente. Elaborar un borrador aproximado pero completo (80%) llevará poco tiempo (20%).
- Sin embargo, el 20% restante del trabajo tomará aproximadamente el 80% del tiempo. Aunque la mayor parte del trabajo ya está hecho, el trabajo restante necesario para refinar la presentación (20%) lleva un tiempo considerable (80%). Si su cliente hubiera planificado su proyecto de modo que solo le quedara el 20% del tiempo para este trabajo, no cumpliría con el plazo.
- El 20% del trabajo es esencial, mientras que el 80% no lo es. Saber priorizar el 20% crítico sobre el 80% menos importante es vital para gestionar nuestro tiempo y carga de trabajo.
Teniendo esto en cuenta, al planificar un cronograma, haga lo siguiente (Vaccaro, 2000):
- Divida el tiempo disponible de manera desigual para tener en cuenta la división 80/20. Deje tiempo suficiente para refinar, corregir y recibir comentarios.
- Revise las tareas y clasifíquelas como pertenecientes a la categoría 20% u 80%. Las tareas del 20% son esenciales, producen resultados significativos e impactan directamente otros objetivos. El 80% de las tareas son urgentes pero opcionales, toman más tiempo de lo esperado y son agotadoras.
- Clasifique las subtareas como 20% u 80% cuando trabaje en un proyecto más grande. Priorice siempre las tareas esenciales (20%) sobre las no esenciales (80%).
Libros recomendados sobre gestión del tiempo
Los lectores tienen muchas opciones para elegir cuando buscan libros sobre gestión del tiempo. Aquí enumeramos cuatro libros que están directamente relacionados con algunas estrategias de esta publicación. Háganos saber en los comentarios si tiene alguna otra recomendación.
1. Trabajo profundo: reglas para el éxito concentrado en un mundo distraído -Cal Newport
Este libro aborda el tema del trabajo profundo: qué es, cómo lograrlo y por qué es crucial.
El autor, Cal Newport, es profesor de informática y comprende la importancia de dedicar tiempo y centrarse en el logro de objetivos.
A diferencia de muchos otros libros de autoayuda, los consejos de este libro son accesibles, prácticos y se leen como si el autor los hubiera probado y probado.
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2. Hábitos atómicos: un método fácil –James claro
Si aceptamos que podemos mejorar nuestras estrategias de trabajo y romper con nuestros malos hábitos, entonces recomendamos Hábitos atómicos .
Este libro describe cómo cambios ambientales pequeños y consistentes pueden ayudar a formar hábitos.
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Si te gustó este libro, también te recomendamos Pequeños hábitos por B. J. Fogg . Es similar a Hábitos atómicos pero un poco más práctico.
3. El principio 80/20: el secreto para lograr más con menos -Richard Koch
Hay una razón por la que este libro es tan apreciado. Koch explora la historia del principio 80/20 y proporciona numerosos ejemplos históricos de este principio.
La relación numérica precisa no es esencial, pero el concepto de desequilibrio entre insumos y productos es vital. Para ayudar a los lectores a comprender cómo implementar este principio en su vida diaria, Koch describe varios pasos clave para identificar la división 80/20 y priorizar las tareas más críticas que producen los resultados más importantes.
Este es un libro práctico y, una vez que se comprende el principio, los lectores pueden pasar fácilmente a los capítulos más críticos. Es un libro excelente para personas que tienen poco tiempo y sólo necesitan un rápido recordatorio del principio.
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Herramientas de gestión del tiempo de PositivePsychology.com
PositivePsychology.com tiene una extensa colección de hojas de trabajo y herramientas para nuestros lectores que pueden ayudar con la administración del tiempo o ayudar a eliminar las pérdidas de tiempo.
Actividades para establecer objetivos
La productividad y el establecimiento de objetivos son temas populares en nuestro blog. Si no sabes por dónde empezar, te recomendamos este post: Actividades para fijar objetivos, ejercicios
17 ejercicios de productividad y eficiencia laboral
Nuestra principal herramienta que puede ayudarle a usted y a sus clientes a gestionar su tiempo es esta excelente colección de uporabnapsihologija.com.
Los ejercicios cubren las siete estrategias discutidas en esta publicación y mucho más. El kit incluye un breve folleto introductorio sobre la productividad, respaldado por 17 ejercicios, cada uno de los cuales se basa en una estrategia comprobada científicamente.
Un ejercicio se centra en desarrollar un trabajo profundo y otro utiliza el principio 80/20. Todo esto está disponible como un kit todo en uno, perfecto para los profesionales que desean ampliar su conjunto de herramientas para abordar las inquietudes relacionadas con el trabajo, los problemas de gestión del tiempo o la productividad de los clientes.
Masterclass de Motivación y Fijación de Metas
La falta de motivación y los objetivos poco claros también pueden afectar la gestión del tiempo. Para ayudar a su cliente a luchar con la motivación y el establecimiento de objetivos, considere registrarse en uporabnapsihologija.com.
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Un mensaje para llevar a casa
La naturaleza finita del tiempo y su gestión eficaz han sido reconocidas desde hace varias décadas, que se remontan a la década de 1950 (Claessens et al., 2007). Entendemos que la gestión eficaz del tiempo es esencial para establecer objetivos con éxito, cumplir con los plazos y manejar el estrés .
¿Pero cómo? preguntaste y nosotros escuchamos.
En esta publicación, exploramos siete estrategias diferentes, cada una de las cuales se centra en al menos un componente de la gestión del tiempo y analiza cómo estructurar mejor las tareas, priorizar los plazos, proteger el tiempo y la concentración de las distracciones y trabajar de forma más inteligente y no más intensa.
Recuerde que es posible que algunas estrategias no funcionen para su cliente y es posible que deba probar algunas para encontrar la que mejor se adapte. Pero lo más importante es reconocer que la gestión del tiempo es una habilidad. Podemos aprender cómo hacerlo y todos podemos mejorarlo.
La lista de estrategias y libros presentados en esta publicación está incompleta; Existen muchas otras estrategias. Si ha utilizado una técnica en particular con éxito o ha desarrollado un enfoque novedoso, compártalo con nosotros en los comentarios. ¡Las recomendaciones de libros también son bienvenidas!
Esperamos que hayas disfrutado leyendo este artículo. No olvides visitar uporabnapsihologija.com.